Kies eerst de situatie, dan de tekst
- Even niet bereikbaar: vraag om naam, telefoonnummer en de reden van bellen. Noem alleen een terugbeltermijn die uw team kan halen.
- Buiten openingstijden: vertel wanneer u weer bereikbaar bent en of de beller een bericht kan achterlaten.
- Vakantie of langere afwezigheid: noem de einddatum en, als die er is, één vervangend contact. Zet na terugkomst uw gewone begroeting terug.
Ook wel het antwoordapparaat van uw bedrijf genoemd
Zoekt u eigenlijk een tekst voor het antwoordapparaat van uw bedrijf? Dat is precies wat hieronder staat: tien pasklare teksten die u zo kunt gebruiken.
De vier vaste ingrediënten
Elke goede zakelijke voicemail beantwoordt vier vragen, in deze volgorde:
- Wie bent u? Begin met uw bedrijfsnaam, zodat de beller weet dat hij goed zit.
- Waarom neemt u niet op? Kort en zonder excuses: "wij zijn in gesprek" of "u belt buiten onze openingstijden".
- Wat moet de beller doen? Eén duidelijke instructie: een bericht inspreken, mailen, of de website bekijken.
- Wat belooft u? Zeg wanneer u terugbelt en houd u daaraan. "Wij bellen u dezelfde werkdag terug" is sterker dan "zo spoedig mogelijk".
Lees de tekst hardop en houd hem zo kort als uw boodschap toelaat. Rond de twintig seconden is een bruikbaar richtpunt, geen harde regel. Controleer vooral of de beller weet wat hij moet doen en wat hij daarna kan verwachten.
Wat u beter weglaat
- Clichés zonder inhoud, zoals "uw telefoontje is belangrijk voor ons". De beller merkt vanzelf of dat waar is.
- Volledige openingstijden per dag opsommen. Verwijs daarvoor naar uw website; niemand onthoudt zeven tijdvakken.
- Meerdere instructies tegelijk ("spreek in, of mail, of app, of vul het formulier in"). Kies er één, hooguit twee.
- Een zelf ingesproken melding vol achtergrondgeluid of haast. Dat eerste contactmoment verdient studiokwaliteit.
Tien zakelijke voicemailteksten om over te nemen
Vervang de delen tussen [haken] door uw eigen gegevens. Elke tekst blijft ruim onder de twintig seconden.
“Welkom bij [bedrijfsnaam]. Op dit moment kunnen wij uw telefoontje niet beantwoorden. Spreek uw naam en telefoonnummer in, dan bellen wij u dezelfde werkdag terug.”
“Welkom bij [bedrijfsnaam]. Al onze medewerkers zijn in gesprek. Laat uw naam en nummer achter, dan bellen wij u zo snel mogelijk terug, meestal binnen een uur.”
“Welkom bij [bedrijfsnaam]. U belt buiten onze openingstijden. Wij zijn op werkdagen bereikbaar van [tijd] tot [tijd]. Spreek gerust een bericht in, dan hoort u de eerstvolgende werkdag van ons.”
Komt het merendeel van uw telefoontjes juist buiten kantooruren binnen, dan vindt u in onze gids "Melding buiten openingstijden" een uitgebreider stappenplan, met een spoedvariant voor de zorg en hoe u de melding automatisch inplant per tijdstip.
“Welkom bij [bedrijfsnaam]. Wij zijn wegens vakantie gesloten tot en met [datum]. Voor dringende zaken kunt u mailen naar [e-mailadres]. Vanaf [datum] staan wij weer voor u klaar.”
“Welkom bij [bedrijfsnaam]. In verband met [feestdag] zijn wij vandaag gesloten. Morgen zijn wij vanaf [tijd] weer bereikbaar. Spreek gerust een bericht in.”
“Welkom bij [praktijknaam]. Wij zijn op dit moment aan het behandelen en kunnen niet opnemen. Spreek uw naam en nummer in, dan belt onze assistente u vandaag nog terug. Heeft u een spoedgeval buiten openingstijden? Bel dan [spoednummer].”
“Welkom bij [bedrijfsnaam]. Wij staan even met de handen aan een auto. Laat uw naam, nummer en kenteken achter, dan bellen wij u terug zodra we schone handen hebben.”
“Welkom bij de klantenservice van [bedrijfsnaam]. Al onze medewerkers zijn in gesprek. Veel antwoorden vindt u direct op [website]. Liever persoonlijk contact? Spreek uw naam en nummer in, dan bellen wij u terug.”
“U belt met [naam] van [bedrijfsnaam]. Ik ben momenteel bij een klant. Spreek een bericht in met uw naam en nummer, dan bel ik u vandaag nog terug.”
Een tekst gevonden die bij u past? U kunt uw zakelijke voicemail laten inspreken en eerst beluisteren hoe uw eigen tekst klinkt.
“Welkom bij [bedrijfsnaam]. Spreek uw naam en nummer in, dan bellen wij u terug. Welcome to [bedrijfsnaam]. Please leave your name and number and we will call you back.”
Zo klinkt het ook professioneel
De tekst is de helft; de uitvoering is de andere helft. Een rustig tempo, een vriendelijke toon en een opname zonder ruis maken het verschil tussen "een bandje" en een visitekaartje. U kunt elke tekst hierboven bij ons door een professionele stem laten inspreken: u hoort gratis een voorbeeld met uw eigen tekst, en na betaling ontvangt u het bestand in precies het juiste formaat voor uw telefooncentrale.